Gérer la paie à l’interne ou la sous-traiter : comment faire le bon choix pour votre entreprise?
Introduction : une décision qui a des impacts bien réels
La gestion de la paie est une tâche incontournable pour toute entreprise qui emploie du personnel. Derrière chaque chèque de paie, il y a des calculs complexes : déductions à la source, cotisations sociales, retenues fiscales, remises gouvernementales, conformité légale… Une erreur peut coûter cher, tant sur le plan financier que légal.
La question se pose donc naturellement : vaut-il mieux gérer la paie à l’interne ou confier cette responsabilité à un fournisseur de services spécialisé?
Chez Canopée CPA inc., nous accompagnons régulièrement des entrepreneurs dans ce dilemme. Voici un guide clair pour vous aider à évaluer les avantages et inconvénients de chaque option.
Gérer la paie à l’interne : autonomie et contrôle
Les avantages :
Contrôle direct : vous gardez la main sur chaque aspect de la paie.
Confidentialité accrue : les informations sensibles sur les salaires restent à l’interne.
Flexibilité : possibilité d’adapter rapidement les processus (ex. : primes ponctuelles, nouveaux avantages).
Les défis :
Expertise requise : la paie implique de suivre des règles fiscales complexes (ex. : cotisations au Régime de rentes du Québec [RRQ], assurance emploi, impôt fédéral et provincial).
Temps de gestion : même pour une petite équipe, la préparation bimensuelle peut prendre plusieurs heures.
Risque d’erreurs : une simple omission peut entraîner des pénalités de Revenu Québec ou de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
💡 Exemple concret :
Une PME de 10 employés qui gère la paie en interne consacre en moyenne 8 heures par mois à cette tâche. À un coût horaire de 35 $, cela représente environ 3 360 $ par année en temps consacré, sans compter les risques liés aux erreurs.
Sous-traiter la paie : simplicité et conformité
Les avantages :
Gain de temps : le fournisseur s’occupe des calculs, des remises et des relevés (T4, Relevé 1, etc.).
Conformité assurée : les spécialistes de la paie connaissent les mises à jour législatives et fiscales.
Réduction du risque d’erreurs : moins de chance de subir des intérêts et pénalités.
Les défis :
Coût récurrent : les fournisseurs facturent généralement par employé et par cycle de paie.
Moins de flexibilité : les changements de dernière minute peuvent être plus difficiles à intégrer.
Dépendance externe : vous dépendez d’un tiers pour une fonction clé de votre entreprise.
💡 Exemple concret :
Un service de paie externe facture en moyenne 25 $ par cycle + 2 $ par employé. Pour 10 employés payés aux deux semaines, cela représente environ 1 300 $ par année.
👉 Comparativement à l’interne, le coût direct est plus faible, mais il faut aussi considérer la perte de contrôle et la dépendance.
Les impacts fiscaux et légaux à ne pas négliger
Remises gouvernementales : que la paie soit interne ou externe, l’employeur reste responsable de verser les déductions à temps. Un retard entraîne des intérêts et pénalités pouvant atteindre 10 % du montant dû (ARC, Revenu Québec).
Conservation des documents : la loi exige de conserver les registres de paie au moins 6 ans. Les fournisseurs externes respectent cette règle, mais si vous gérez en interne, vous devez vous assurer de la conformité.
Normes du travail : congés, vacances, heures supplémentaires… la paie doit refléter fidèlement les obligations prévues par la Loi sur les normes du travail (Québec).
Comment choisir la bonne solution?
Le choix dépend de trois facteurs principaux :
Taille de l’entreprise
Moins de 5 employés : l’interne peut être suffisant si vous avez une bonne solution logicielle.
Plus de 10 employés : l’externalisation devient généralement plus rentable.
Complexité de la paie
Plusieurs types d’avantages sociaux, primes, employés à temps partiel → la sous-traitance réduit les erreurs.
Disponibilité des ressources internes
Si un membre de l’équipe a déjà des compétences en comptabilité/paie, l’interne est envisageable.
Si votre temps est limité, l’externalisation est souvent la meilleure option.
Conclusion : un choix stratégique
Gérer la paie n’est pas qu’une question de chiffres : c’est aussi une question de conformité, de temps et de tranquillité d’esprit.
👉 Si vous recherchez autonomie et contrôle, l’interne est une option viable.
👉 Si vous voulez réduire les risques et gagner du temps, la sous-traitance est probablement plus avantageuse.
Chez Canopée CPA inc., nous accompagnons nos clients dans l’externalisation du traitement de la paie à l’aide de la solution de traitement de paie EmployeurD. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de votre situation.
FAQ – Questions fréquentes
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C’est possible, mais risqué. Les logiciels spécialisés ou la sous-traitance sont fortement recommandés pour éviter les erreurs de calcul et assurer la conformité.
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Même si un fournisseur s’occupe de la paie, l’employeur demeure légalement responsable des remises aux autorités fiscales.
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Pas nécessairement : bien que vous payiez des frais, vous économisez en temps de gestion et en réduisant les risques d’erreurs et pénalités.
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Oui, mais il faut planifier la transition pour éviter les doublons ou les erreurs lors du changement d’exercice fiscal.
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